Elegir la agencia de viajes de negocios adecuada puede impactar significativamente en la optimización de los desplazamientos corporativos. Entre sus principales beneficios se puede encontrar que mejora la eficiencia operativa, facilita la gestión de traslados y reduce costos, mientras asegura una mejor experiencia para los colaboradores.
Todo esto contribuye a maximizar el retorno de la inversión y garantizar que los recursos de la organización se utilicen de manera efectiva. En este contexto, el mercado ofrece una amplia gama de empresas de viajes que prometen facilitar la logística de los traslados corporativos, pero ¿cómo saber cuál es la mejor opción? Este artículo ofrece valiosos consejos con el objetivo de seleccionar el partner ideal en la planificación y ejecución de las excursiones de negocios.
6 consejos clave para contratar una agencia de viajes
Para seleccionar el mejor aliado en la gestión de viajes corporativos, las compañías pueden evaluar y comparar los siguientes aspectos del servicio que brindan las agencias:
1. Experiencia en el sector corporativo
La pericia en el manejo de viajes de negocios no se adquiere de la noche a la mañana. Un proveedor de servicios turísticos con trayectoria en el ámbito corporativo comprenderá las necesidades específicas de su empresa, además de contar con conocimiento del mercado, como las políticas de compra anticipada para una mejor disponibilidad tarifaria. ¿Cuántos años llevan en el mercado? ¿Qué porcentaje de su cartera son clientes comerciales? Estas preguntas revelarán si están a la altura del desafío.
2. Soluciones personalizadas
Cada empresa es un mundo, y sus necesidades de viaje no son la excepción. Una agencia de calidad ofrecerá opciones adaptadas a su presupuesto, políticas internas y preferencias de sus viajeros frecuentes. Aquí la flexibilidad es clave.
3. Agencia de viajes con tecnología de vanguardia
Una plataforma de reservas intuitiva y un sistema de seguimiento en tiempo real son imprescindibles. Evalúe las herramientas tecnológicas que la operadora turística pone a su disposición. ¿Ofrecen una aplicación móvil? ¿Cuentan con un panel de control para monitorear gastos? La tecnología adecuada simplifica enormemente la gestión de excursiones turísticas.
4. Servicio al cliente
Los imprevistos, por menores que parezcan, al ser recurrentes en este tipo de eventos, terminan siendo un punto de importancia que se debe atender. Una agencia con un servicio al cliente excepcional, disponible 24/7, puede actuar como un verdadero salvavidas en situaciones críticas. Por esto, se recomienda indagar sobre sus tiempos de respuesta y la disponibilidad de asistencia fuera del horario de oficina.
5. Gestión de gastos
El control de costos es la base financiera que permite calcular cualquier operación empresarial. Una empresa que ofrezca informes detallados y herramientas para analizar el gasto en viajes, con la capacidad de desglosar costos por departamento o por proyecto, puede ser invaluable para el equipo financiero.
6. Compromiso con la sostenibilidad
En un mundo cada vez más consciente del impacto ambiental, una agencia que ofrezca opciones de viaje sustentables con el medio ambiente puede transmitirse como un atributo de gran valor para las organizaciones, por lo que se torna relevante preguntar acerca de alternativas de transporte de bajo impacto o programas de compensación de carbono.
Una agencia de viajes es un partner estratégico para traslados corporativos
La elección de las empresas de viajes termina siendo una decisión estratégica que puede impulsar de forma sustancial la eficiencia operativa y financiera. Por eso, al considerar todos los factores mencionados y comparar opciones, las organizaciones son capaces de decantarse de manera informada por alguna asociación que ofrezca los servicios requeridos para satisfacer sus requerimientos actuales.
La agencia de viajes ideal será aquella que se convierta en un verdadero socio estratégico, contribuyendo al éxito y crecimiento de la empresa a través de una gestión de viajes eficiente, económica y alineada con los objetivos corporativos.